引言：近年来我国水利建设工作力度不断加大，尤其是大中型水库灌区农业综合开发灌区节水改造项目、小水重点县等项目的逐步实施，财务档案数据产出数量逐年增加。水利行业基层单位的性质、规模、业务特点不尽相同，为了提高财务控制效果和资金配置效果，就需要针对水利行业基层单位财务档案管理存在的问题提出具体对策。明确问题组成，优化档案管理模式，对于促进水利行业基层单位财务档案使用的规范化，提高档案管理整体质量有着重要作用。

一、水利行业基层单位财务档案管理的重要性

（一）优化资源配置，提升资金使用效率

水利行业基层单位财务档案是指财务凭证，会计账簿和财务报告等财务专业资料，是记录和反映单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案。科学的财务档案管理工作，不仅能高效收录各项财务数据信息，准确记录并追踪资金流向，为单位后续的资源调配、资源使用提供依据。一方面，水利行业基层单位的财务数据信息呈现出较强的分散性特征，财务数据归集难。系统化的财务档案管理，能够将碎片化的财务信息整合为财务档案，帮助单位管理人员清晰掌握资金的使用与配置情况，为后续编制资源配置方案奠定基础。另一方面，规范化的财务档案管理可以为后续单位的成本控制、预算执行、档案管理奠定基础，使财务资源与单位业务需求紧密契合，对于优化水利行业基层单位资源配置，提升资金使用效率有着重要作用。

（二）支持审计监督，强化财务管理规范

财务档案是水利行业基层单位各项经济活动的原始记录，是审计工作开展的基础数据依据，能够为审计工作提供相对全面的财务数据支持。财务档案管理作为水利行业基层单位相关财务专业资料的专项管理工作，涵盖数据采集、档案归档、档案存储与使用的全流程，在审计工作中能够快速定位财务凭证及相关报告资料，为审计工作的高质量发展提供的专项数据支持。财务档案的规范化管理，也能进一步加强单位经济活动的合规性，尤其是水利工程资金审查、水利业务财务审查方面，财务经济数据的披露度显著加强，有效避免了财务风险^[1]。由此可见，水利行业基层单位高质量的财务档案管理工作，能够满足审计监督需求，同时也为单位财务管理工作的开展提供了档案工具支撑。

（三）防范财务风险，夯实决策支撑基础

信息化时代背景下，水利行业基层单位纸质财务档案逐渐转变为电子档案形式，线上化档案管理已成为当前财务档案管理的主要模式，在档案存储、传输、使用过程中面临着多种多样的风险因素。通过科学的财务档案管理工作，利用档案备份、档案加密等措施，提高财务档案数据信息的防范能力，紧密对接各项风险因素，加强风险溯源，提高财务风险的防控能力。与此同时，在管理并使用详细的财务数据凭证的过程中，财务档案管理能够对水利行业基层单位各项业务活动、工程建设等方面的经济行为进行全过程的追踪复盘，在解决财务纠纷，优化财务管理模式方面有着重要作用。历史财务数据的积累也能为水利行业基层单位提供科学依据，通过分析各项财务数据的方式，为水利行业基层单位后续的财务决策、风险管控提供指导。

二、水利行业基层单位财务档案管理存在的问题

（一）缺乏完备的档案管理体制

水利行业基层单位财务档案管理涉及工作面较广，具有档案管理体质过于混乱的问题。首先，部分基层单位的财务体制仍以集中核算为主，由县级财政部门代替记账，单位财务人员仅具备“报账员”的功能。后续财务体制改革后县级财政部门需要退回记账工作，将这一职能返还给财务人员，再返还过程中许多流程的衔接度不高，财务档案管理存在或大或小的纰漏。其次，水利行业基层单位对财务档案的管理期限没有明确的标准。早期水利行业基层单位与县级事业单位的档案管理期限一致，为十五年，但随着会计制度和财务体系的改革，财务档案存储期限、销毁标准以及档案移交仍缺乏标准支撑，导致部分年限较为久远的财务档案管护力度不足。水利行业基层单位每年的账、明细账、报表会计账本为3本，会计凭证大约为15本，再加上工程项目的报账资料每年要产出30本以上的财务档案，这些档案信息的管理期限与移交标准精准度不足。

（二）档案信息化管理程度不足

数字档案建设体系下，信息化建设已成为财务档案管理转型的一个主要方向，推进信息化建设不仅是顺应信息时代发展的一项必要举措，也是提高财务档案管理质量，满足水利行业基层单位财务档案使用需求的关键环节。许多基层水利单位都将档案电子化作为档案管理的工作重点，并取得了一定成效，但从整体层面来看档案信息化管理仍存在许多问题^[2]。一方面，部分水利行业基层单位的软硬件配置不足，财务档案系统、财务管理系统过于传统，系统功能与当前先进的信息系统存在较大差距；另一方面，缺乏财务档案管理的线上管控机制。部分单位虽然能够根据档案使用需求制定相关的系统，但是在系统使用方面缺乏明确的制度内容和制度体制，电子档案的归档、存储、分级权限方面标准程度不足，无法促进档案信息共享，财务档案管理系统无法发挥其应有价值。

（三）资料收集与归档难度较高

财务档案管理需要依赖各种类型的系统软件，水利行业基层单位在更换软件时无法实现一个批次的全部更换，因此就会导致新更新的系统软件与其他未更新的系统软件存在不兼容问题。此外，在线上财务档案管理工作中，部分单位更注重以会计凭证、账目报表等已存储的重要电子档案，对一些工程财务信息等纸质版会计资料的整理力度不足，资料收集效果受限。财务档案管理涉及单位各项业务活动、财务活动，财务数据的产出内容多，数据分布较广，导致财务档案的归档难度增加。部分单位对会计凭证的收集重视度不高，在后续档案归档时可能存在资料不完善等问题。尤其是水利行业基层单位业务大规模开展期间，财务数据的产出数量急速增加，对档案管理的资料收集与归档提出了更高要求。

三、水利行业基层单位财务档案管理的优化对策

（一）制定完备的财务档案管理制度

为提高水利行业基层单位财务档案管理质量，优化档案管理水平，就需要结合水利行业特点，立足于基层水利单位财务档案管理需求，完善相关制度。根据水利行业基层单位实际情况，结合国家会计档案管理方法，完善制度内容，针对财务档案归档、存储等重点环节出台针对性的制度方案。与此同时，根据档案管理需要根据制度方案明确安全管理需求，从档案内容加密、档案管理安全处理、档案资料审查等方面明确安全管控方法，落实责任需求，避免档案数据遗失、内容破损。建立财务档案管理责任制，确保档案管理落实到人到岗，档案管理人员各司其职，夯实责任根基，提高财务管理的有效性。根据历史工程建设情况和业务发展情况，制定符合单位实际工作需求的财务档案管理体制，尤其是财务档案的数据收集、档案整理、存储使用和调取查阅等重点环节，严格按照国家制定的统一标准提高管理成效^[3]。在完善的财务档案管理制度支撑下，保障财务档案的真实性。更新财务专项资金的档案管理制度，根据财务部门的数据使用和文本管理需求，制定完善的资金信息监控制度，能够从专项资金的使用需求、使用目的和使用环节方面提供行之有效的数据监控方法，打造精细化管控模式。尤其需要注重不同部门间的有效衔接，以信息共享作为电子档案管理的重点方向，强化财务与业务的管理衔接。更新监管制度，对档案管理部门实施全过程的监督管理，依据管理侧重点区分监管标准，实现财务档案管理工作从资料收集到档案使用的全过程监管，推进财务管理工作的常态化开展。

（二）加强财务档案信息化管理建设

水利行业基层单位开始将“一库一档”作为电子档案管理系统的建设标准，对接水库管理、水利工程的财务数据提高信息化建设成效。首先，优化信息化档案存储体系，提高档案管理效率。档案存储作为财务档案管理信息化建设的重要环节，优化档案管理的各个环节，做好电子档案的专项档案数据管理，解决传统档案查找效率不足、资料存储破损率较高等问题。使用大数据、人工智能等先进的技术手段，加强部门衔接，打造出动态化、智能化的财务档案管理模式，为后续的财务决策制定提供基础。建立财务档案管理系统并搭配智能分类程序，按照会计科目、财务年度报告以及财务数据使用途径等方面做好分类，搭配使用档案标签管理技术，提高档案存储的科学性和有效性。使用分布式存储技术，将不同类别的财务档案存储到不同的服务器中，提高财务档案存储的安全性，在使用自然语言处理技术的基础上也能通过关键词检索的方式，帮助管理人员快速定位所需档案。比如，管理人员在查询某一水利工程项目的所有财务合同归档情况时，可以通过输入关键词、财务编号、查询财务档案归档时间的方式生成清单，大幅节省了时间成本和财务成本。其次，强化数据安全防护机制，提高信息的可靠性。构建多层次的安全防护体系，增强电子档案的安全防护力度，已成为档案管理信息化建设的重点^[4]。从数据保护存储、访问权限控制、档案加密传输等方面做好完善。在数据安全防护体系的构建过程中，需要选择高安全性的存储介质，按照分布式存储模式避免单一存储产生额外的财务风险。对于部分机密档案、重要财务档案需要定期备份，按照原始资料分类存储、云端存储的方式，全面提升档案信息的存储安全性。采取双重认证技术，对主要负责人和管理人员发放访问权限，增强权限保护，并跟踪记录每次访问过程，形成可追溯的档案使用信息机制。

（三）构建生命周期管理链加强追溯

财务档案的数据收集、档案创建、档案归档、存储和使用到销毁的各个环节，都需要做好环节衔接，打造出完整的、严密的管理链条，确保档案的完整性、可追溯性和准确性。财务档案管理需要从管理全流程出发，构建生命周期管理链条，确保档案的准确性、完整性和可追溯性。根据单位财务管理部门要求和特点，打造全链条的档案管理体系，提高档案管理的系统性和可追溯性。目前来看，随着水利行业基层单位信息化建设的不断推进，财务档案的生成一般由财务系统自动生成，生成期间能够在系统中做好数字化记录与档案留痕。为了提高管理的有效性，单位需要按照档案的生成特点建立统一的档案分类与编码标准，确保档案管理能够在后续检索、使用方面提高效率。在档案存储环节，对接电子档案和单位信息系统的实际情况，实施多重权限管理模式，不同岗位、不同档案使用人员按照权限等级使用档案，提高档案管理的有效性与规范性。档案使用环节，落实严格的档案追溯机制，通过嵌入系统记录模块的方式，提高系统的操作规范与整体效果，记录模块中需要附加具体的档案使用流程、时间戳和档案使用时间^[5]。档案归档阶段，需要确保各类档案内容都能即时录入系统，部分无用、无效档案则需要按照档案管理制度要求集中销毁处理，动态跟踪档案销毁过程，避免档案销毁出现偏差。

（四）规范流程推行档案分类精细化

水利行业基层单位需要促进财务档案分类的精细化，有效提高查找利用的整体效率，防止档案信息数据的混乱存储，避免文件存储过于混乱。档案的精细化分类存储，需要管理人员能够按照具体的业务类型、文件内容、归档时间和内容重要性等方面分类管理，能够结合水利行业基层单位的财务档案使用需求和财务档案特殊性做好针对性调整。按照税务文件、会计凭证、财务报表等多种类型的财务资料，合理区分财务存档，应用不同的存储管理方案。档案分类精细不仅能为后续财务档案的内容检索、审阅奠定基础，也能为审计、查账工作提供充分的档案数据支持。在实现档案分类精细化处理的基础上，规范档案管理流程，减少档案存取与使用的随意性，提高档案管理效率的同时，也能避免后续档案管理出现偏差。水利行业基层单位需要明确具体的分类标准，能够按照这一标准规范档案管理流程。根据财务管理和水利行业基层单位的档案使用需求，提高档案分类成效，按照财务报表、会计凭证和各类财务文件的类别划分档案内容，并按照档案类别出台相关的管理制度，实施分类管理方案。档案存档期间，需要根据档案的重要程度、归档时间和工程档案的具体类别等方面，提供分类存档成效，确保数据的有效保存与存储^[6]。定期检查档案分类，确保分类标准的合理更新与完善，部分无效档案资料需要按照标准要求及时处理，完善档案存储的有效性。

结束语：

综上所述，财务档案管理作为水利行业基层单位管理体系的重要组成部分，是单位财务管理工作、内部控制和资金使用规范等方面的基础保障。随着水利行业财务运作模式的变化，以及事业单位财务体制的改革，财务档案管理工作也面临着更多问题，需要制定完备的财务档案管理制度、加强财务档案信息化管理建设、构建生命周期管理链加强追溯、规范流程推行档案分类精细化，为单位财务档案管理工作的高质量开展奠定基础。

参考文献

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[6]杨青素,毕保力,亓茜萌.提升水利档案管理水平，服务数字孪生水利建设[J].浙江水利科技,2023,51(06):54-57.