前言：在数字化浪潮席卷全球的当下，信息技术在各领域广泛渗透，深刻改变着 传统工作模式，事业单位作为公共服务的重要载体，其档案信息管理同样面临着 数字化转型的迫切需求。传统的档案管理方式以纸质档案为主，存在检索效率低、存储空间占用大、易损坏丢失等弊端。随着事业单位规模的不断扩大，人员流动日益频 繁，档案数量持续增加，传统管理模式已难以满足日益增长的管理需求。与此同时，各项档案政策的发布，也对档案工作的规范性、安全性提出更高要求。

1数字化档案管理概述

数字化档案是指通过信息技术将纸质档案转化为电子形式或直接生成、存储和管理的电子档案。与传统纸质档案相比，数字化档案在存储效率、检索速度和数据整合方面具有显著优势。传统档案管理依赖大量人力进行归档、分类和检索，操作烦琐且效率低下。数字化档案通过自动化系统实现归档和分类，大幅提升了管理效率^[1]。此外，传统档案往往分散在多个物理地点，信息难以共享，而数字化档案能够整合多个数据库，实现信息的快速传递与共享，打破了部门间的孤立。数字化档案的核心特性包括高效性、可扩展性和信息共享。其高效性表现在快速存储和检索能力，节省了大量时间和资源；可扩展性允许根据需求灵活调整存储容量，满足事业单位不断增长的档案管理需求。信息共享性则通过网络实现部门间即时访问与协同工作，增强了管理的透明度和协调性。随着信息技术的飞速发展，传统纸质档案管理已无法满足数据量和信息处理需求的增长。因此，数字化转型不仅提高了档案管理的效率，还大幅提高了数据安全性与智能化管理水平。

2事业单位数字化档案管理现状

2.1档案检索效率低

虽然数字化档案管理能够提高档案的检索效率，但在实际操作中，许多事业单位仍然面临档案检索效率低的问题，主要体现在：一是档案管理系统存在设计缺陷或功能不足，导致检索操作烦琐、响应速度慢；二是档案数据的质量不高，如分类不准确、关键词标注不规范等，影响了检索结果的准确性和相关性；三是工作人员对档案管理系统的操作不熟练，缺乏有效的检索技巧和方法。这些因素共同导致了档案检索效率低下，难以满足用户的需求。

2.2数字化设备设施建设滞后

健全的设备设施是事业单位稳步推进档案数字化建设的基础。但现实中部分事业单位在档案数字化设备设施建设方面存在明显滞后。主要原因是资金投入不足，导致无法及时购置、更新所需的高性能扫描设备、稳定可靠的存储设备以及专业的档案管理软件等关键设备设施，设备性能不足将直接影响数字化档案的质量与准确性。

2.3人才储备匮乏，转型动力缺失

在事业单位档案管理数字化转型的进程中，人才储备匮乏已成为阻碍转型顺利推进的关键难题，致使转型动力缺失，数字化转型要求档案管理人员既精通档 案业务知识，又能熟练运用信息技术，如掌握档案管理系统的操作、数据处理与 分析技能等^[2]。然而，当下许多事业单位的档案管理人员多为传统档案管理出身，缺乏系统的信息技术学习，难以应对数字化转型带来的技术挑战。同时，现有培训体系不完善，无法满足档案管理人员对数字化知识和技能的学习需求。培训内容往往局限于基础的计算机操作，缺乏对前沿数字化技术，如人工智能在档案管理中的应用、大数据分析技术等的深入讲解，使档案管理人员在面对不断更新的数字化管理要求时，难以快速提升自身能力。

3事业单位数字化档案管理的优化策略

3.1提高数字化管理效率

首先，优化档案管理系统的功能和界面设计。事业单位应当深入了解用户的实际需求，对档案管理系统实行定制化开发或优化升级，确保系统的各项功能既全面又实用。界面设计应简洁明了，操作流程应直观易懂，以降低用户的学习成本，提高使用效率，使档案管理变得更加高效、便捷。其次，加强对档案管理人员的培训和教育。事业单位应定期组织档案管理人员参加专业技能培训，提高工作人员的档案管理知识和操作技能，培训内容应涵盖档案分类、编目、检索及保管等多个方面，确保档案管理人员能够熟练掌握档案管理的全流程。此外，事业单位还应加强档案管理人员的信息化素养培训，使其能够更好地适应数字化档案管理的需求。

3.2强化数字化设备设施建设

一是优先购置高性能的扫描设备，以确保档案数字化的效率和图像质量。同时，应选择稳定可靠的存储设备，以保障数字化档案的安全和完整；二是购买或投资研发先进的数字化管理软件，以适应不断发展的技术需求，提高档案管理效率；三是事业单位应重视资金使用的有效性、合理性。可以通过对预算计划的进一步细化，确保明确的资金使用方向，以免浪费资金；四是定期维护保养设备，做好这项工作能够延长设备的使用寿命，确保其稳定运行，为档案数字化建设提供有力保障。

3.3建立健全数字化管理体系

首先，健全管理制度体系，制定详尽且明晰的数字化档案管理流程准则，包括档案数字化的所有环节，从档案的收集、整理、录入、存储利用与销毁，明晰每个步骤的操作标准、责任人员及时间节点，保证管理流程的标准化和规范化。

同时，优化档案利用审批制度，依照档案的密级与重要程度，规划多层次的审批流程，引入电子签名、数字证书等技术手段，达成审批流程的自动化与可追溯性，在确保档案安全的前提下，提高利用效率；其次，增强人才队伍建设。开展全方位、多层次的培训课程架构，涵盖基础的数字化技术操作培训、档案管理专业知识培训以及信息安全意识培训等，定时组织内部培训活动，并邀请业内专家开展案例剖析与经验分享，提升现有人员的专业素养与技能水准^[3]。还应拓展人才引进途径，积极招揽既知晓信息技术又熟悉档案管理业务的复合型人才，充实管理队伍。

3.4强化智能化与自动化技术的引入

随着人工智能（AI）和大数据技术的不断发展，数字化档案管理的智能化和自动化前景广阔。AI技术可以在档案分类、自动标签和内容识别中发挥重要作用，极大地提高档案录入和管理的效率。同时，智能化系统能够根据档案使用频率和优先级，自动调整档案的存储位置，优化存储空间的利用率。大数据技术的引入还将促进档案数据的深度挖掘和分析，使档案不仅作为被动的记录，还能为决策提供有价值的参考信息。通过对档案数据的趋势分析和模式识别，管理者可以更好地预测和应对未来需求，进一步提升档案管理的战略价值。

结语：总而言之，推进档案数字化建设是事业单位应对信息时代挑战、提升档案管理效能的有效路径。针对当前许多单位在推进档案数字化建设中面临的设备滞后、机制不健全、人才不足、安全隐患及系统不全面等难题，需要综合施策。通过采取加大投入、完善机制、强化人才培育、加强安全防护以及优化系统构建等措施，能够帮助事业单位有效解决面临的难题，推动单位档案管理向现代化、智能化转型，为单位的服务效能提升和可持续发展奠定坚实基础。

参考文献：

[1]姜歌.数字化档案管理在事业单位中的应用分析[J].办公自动化,2024,29(24):62-64.

[2]王曦瑶.事业单位数字化档案管理的优化策略[J].办公自动化,2024,29(22):22-24.

[3]马淑艳.数字化时代水利事业单位档案管理现状及标准化研究[J].大众标准化,2024(16):179-180+183.