一、概述

建设项目档案作为项目建设实践活动中直接形成和产生的记录，对项目建设过程及项目建设质量具有重要且不可替代的备查、凭证作用。根据档案行业标准《DA/T28-2018 建设项目档案管理规范》中对项目档案的定义：“项目档案是经过鉴定、整理归档的项目文件。”整理是项目文件转变为项目档案的一个重要过程，通过有序化地整理项目文件，达到文件向档案的转化过程。笔者结合几个项目的档案整理及验收工作实践，针对在项目档案整理过程中遇到的部分常见问题及应对措施，在此进行分析，与同行共同探讨，交流学习。

二、收集、整理过程中的问题

（一）收集未与项目“三纳入、四同步”，导致文件收集不完整

“三纳入”指的是将档案工作纳入领导的工作议事日程；纳入规章制度及工作流程；纳入有关人员的经济责任制或岗位责任制。“四同步”是指立档单位下达科技、生产项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完成归档同步。项目文件收集过程中未与项目“三纳入、四同步”就会出现以下问题：（1）未在合同中设立专门条款明确规定项目文件的套数、时间、整理、归档要求，导致后期档案整理过程中出现归档份数的纠纷，项目文件归档不及时、项目档案验收工作滞后。（2）建设过程中未同步形成相应的记录，例如建设过程中原材料领用时没有形成跟踪台账，或是有的项目跟踪台账表格不规范；（3）项目建设的部分批复文件缺失等问题。

（二）文件形成不规范、要素不齐全

项目文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，以确保工程项目档案的齐全、系统、完整，并能真实、准确地反映工程建设活动和工程实际情况。但在具体的工作中，往往会出现项目文件形成不规范、要素不齐全等问题：（1）签章手续不全。施工单位报审文件相关单位没有签字、没有加盖印章的现象时有发生。（2）归档文件是复印件。很多重要的厂家文件亦或是资质证明文件均为复印件归档。（3）报审表编号存在空号或者是重号的现象（4）照片档案六要素填写不规范。照片档案没有填写6要素、人物名称、拍摄时间等。一旦出现以上问题，将会直接影响文件不能转化为档案，不能发挥档案备查考证的作用，同时也将缺失档案的法律凭证性。

（三）各参建单位整编质量参差不齐，标准不统一

建设单位应对整个项目档案的收集、整理、验收工作负总责。各参建单位（勘测设计、施工、建立、总承包等）要积极根据合同协议，将整理好地项目档案移交给建设单位。但由于实际工作中，各参建单位配备的档案工作人员、经费、设置等资源程度不同，就会导致各参建单位的整编质量参差不齐，主要有以下问题：

（1）组卷不规范、分类错误：A.归档文件没有按照文件之间有机联系来组卷、没有成套性。例如施工文件组卷没有按照验评范围划分表来进行组卷。B.电厂管理类文件与生产运行文件分类混淆。电厂管理类文件没有按照电厂的管理类文件材料归档范围和档案保管期限表来归档，而是归入了6大类电力生产类中。（2）案卷编目不规范：A.案卷题名拟写不规范，文字过多、繁琐冗长。有的案卷题名没有写清楚该项目的全称，有的案卷题名没有将案卷内重要的文件概括出来，有的案卷题名过于冗长。案卷题名是案卷内文件的综合名称，它概括的反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用项目档案的向导，题名拟写不规范直接影响了案卷的查找利用。B.卷内目录文件题名填写不规范,存在文件题名填写跟实际文件题名不一致、简称，或是在无文件题名或题名不明确、不准确、不完整的，没有根据文件内容重新拟写，外加“[  ]”。例如有的文件原本的题名为“说明”“委托书”等，这一类题名它不能够完整的概括文件的内容，给利用者在查找利用带来了不便，这就需要我们在整理时采用上述方法重新拟写文件题名。C.保管期限填写错误。一些参建单位保管期限填写错误，没有区分施工单位、建设单位的保管期限，出现建设单位保存期限永久填写成30年，或者是30年填写成10年的情况。（3）竣工图编制不规范，缺少竣工图编制说明、竣工图章加盖位置不妥等。

档案收集、整理中的这些问题看似细小，但在我们的工作中确实实在在的影响到了工作的进度和效率以及档案的质量等。

三、解决对策

项目档案收集、整理过程中的问题不局限于上述列出的几条，这些问题看似简单，细小，但直接影响到档案整编的质量以及档案的利用。导致档案整理中不标准、不规范和整理质量不佳的原因，主要有三方面：一是项目档案工作没有做到“三纳入”“四同步”；二是文档人员本身的业务素质问题，多数项目上的档案人员为兼职档案员，档案业务水平参差不齐、档案意识有待提高，尤其光伏项目工程周期短，参建单位档案人员频繁更换；三是有关部门的业务指导问题，缺乏专业部门及档案专家的指导，没有统一的整理标准。

针对上述提出的问题，可从以下两方面入手：

（一）项目档案工作要做到“三纳入”“四参加”“四同步”

（1）将项目档案工作纳入领导的议事日程，保证在安排项目计划的同时，把有关文件档案化管理任务列入计划之中，在计划执行人员、时间、监督检查等方面配套保障措施，对外也要采取经济控制手段，纳入合同管理，签订总承包或分包合同时，在合同中约定档案的归档份数、时间等要求，加强工程建设过程管控；纳入规章制度及工作流程制定详细的档案整理实施细则，制度或管理办法。以制度的形式具体规定建设活动过程中每一个阶段应形成、积累、管理哪些文件材料，将这些文件明确下来；纳入有关人员的岗位职责中，对有关人员的岗位职责执行情况进行监督检查。

（2）档案部门或档案人员参加项目验收、设备开箱验收、科研课题研究等，检查项目文件是否齐全、完整、准确、系统。对于文件是复印件、签章手续不全的问题，要求各单位专兼职档案人员在文件转送过程中请有关人员及时审核签章，对于归档文件是复印件的可加盖厂家或相关单位的红章转变成有效文件。工程建设中要监督有关参建单位制定原材料跟踪台账表，对原材料领用等进行真实、完整的记录。

（二）统一标准，加强档案人员的指导培训，增强档案人员的业务能力

增强档案人员的业务能力，既要“请进来”又要“走出去”（1）是邀请有经验的档案专家或地方档案主管部门对建设单位，施工单位的专（兼）职档案人员进行授课或是现场指导，讲解档案的收集、整理步骤，整理标准和要求，提高档案人员的档案意识，增强档案人员的业务能力。（2）是对于具备条件的建设单位，档案人员可参加外部培训或者是到有经验的单位进行学习交流。（3）建设单位要主动作为，组织与各参建单位对档案整理实施细则进行技术交底，使参建单位对档案整理的要求、方法等有一个详细的了解。通过上述几种方式使得档案整理人员掌握基础的知识和技能：

（1）文件组卷是要遵循其形成的规律，保持卷内文件的有机联系，保持其成套性，遵循档案的形成规律、保持档案材料之间的有机联系、便于保管、保密和利用。例如，施工文件要根据验评范围划分表来进行组卷，按照单位、分部、分项、检验批组卷。

（2）分类要准确，比如要仔细区分管理类文件与生产运行文件，查看比对管理类文件材料归档范围和档案保管期限表与生产运行文件的归档范围，对两类别的文件作出区分，避免归档出现错误。

（3）技术交底完毕后由建设单位制定整理中需使用的表格等，使得案卷封面、目录等有统一的标准。要求档案整编人员在案卷题名拟写时要掌握一定的规律，案卷题名拟写时文字不宜过多、繁琐冗长。案卷题名在结构上一般由三部分组成：一是项目名称，二是卷内文件的内容特征，三是文件名称特征，题名用该用明确的词语，最简洁的方式进行表述，恰当的揭示案卷的内容。对于卷内目录文件题名填写时要写明文件的全称，在无文件题名或题名不明确、不准确、不完整的，没有根据文件内容重新拟写，外加“[  ]”。对于混淆使用卷内目录中的页号/页数的情况。要做到根据装订形式“卷”还是“件”选择使用页号、页数。保管期限填写时要将案卷中的文件跟保管期限表中的条款、保管单位、保管时间进行比对、甄别。

四、结语

上述对策能有效减少档案收集、整编过程中常见问题出现的次数，提高档案整理的效率，能有效推动项目档案整理工作进程，也更便于用户今后了解和查找所需的档案信息。

档案收集、整理工作是科学管理档案的基础工作的中心环节，在收集、整理过程中有效应对上述问题，把住档案质量关，对于管理好项目档案，充分发挥档案的作用，实现档案的有效利用，具有重要意义。

参考文献：

[1]建设项目档案管理规范 DAT 28-2018

[2]水电建设项目文件收集与档案整理规范DL/T1396-2014

[3]王传宇.张斌.科技档案管理学[M].中国人民大学出版社.北京.2012年4月第3次印刷.

[4]柳瑛.档案整理中存在的问题与对策[J].档案与建设.2002年第2期.

[5]赵银玲.档案整理过程中存在的问题[J].经验交流.