1档案信息化的概念和内涵

档案信息化，主要是在国家有关部门的监督和管理下，利用现代化的计算机与网络技术，对事业单位中的各种档案进行信息化管理的过程，能够加快档案管理的信息化进程。在传统的档案管理工作中，一般采用纸质文件为基础材料采用音像资料为辅助材料，对事业单位发展过程中的人事档案、科技档案等进行建设和管理。而信息时代的档案管理，是通过数字录人、扫描、数据库等高新技术手段，对庞大的信息资源进行管理实现无纸化的信息输送和传递，同时，数据库具备强大的信息储存、转移、查询、应用等职能，不仅能够满足事业单位的档案管理工作需求，还能够使档案管理的工作效率大幅度提升，从而为档案高效化管理奠定了良好的基础。

2事业单位档案管理信息化的优势

(一)档案存储环境的优势

过去很长一段时间以来，档案管理基本上都是人工管理模式，事业单位内部档案资源主要以纸质为主，但是纸质档案材料因为时间因素和存储管理方式的影响，可能会逐渐损坏或丢失，不利于档案管理利用工作。因此，应推进档案信息化建设，借助信息管理系统的构建，促进纸质档案资源电子化，更好地对档案资源进行管理非常关键。档案可以存储在硬盘等各种介质中，占用空间更小，可以更加快速地存储和管理，对存储环境的要求也进一步降低。同时，电子档案资源可以为管理者和利用者提供更加便捷的查询利用服务，利用者可以第一时间找到所需内容，促进档案管理科学化水平的提升。

(二)档案利用的优势

事业单位管理者必须要充分认识到档案管理工作对于促进本单位健康发展的重要意义，如何科学开展档案管理工作，实现档案资源的高效管理，是档案管理人员应当重视的问题。传统的档案管理模式在查询与利用中表现出一定缺陷，如档案资料老化、查询流程繁琐、等待时间长等，应用信息化技术后，能够优化档案检索查询流程、促进档案利用效率的提升，真正发挥出档案的价值。

3事业单位档案管理存在的不足与问题

(一)对事业单位档案管理工作和重视程度不够

档案管理工作作为事业单位的基础工作，很多领导没有认识到档案管理工作的重要性，导致管理工作不受重视。在事业单位的发展过程中，往往高度重视如何引进先进人才和提高工作效率上，认为档案管理工作只是对个人档案的保存，殊不知不当的档案管理和保存会使单位措施优秀的员工，造成员工价值和员工潜力的浪费。现阶段，很多事业单位对档案管理工作上要求只要是停留在妥善保管档案信息，使其不发生丢失、破坏、遗漏等问题，并保障档案能够正常进行调度即可。由于事业单位对档案管理工作的要求较低，也在一定程度上影响了档案管理人员工作的积极性和热情，无法保障档案管理工作和连续性和完整性。

(二)事业单位档案管理人员知识相对匮乏

很多事业单位档案管理工作都不是专人负责的，很多单位以兼职的形式进行工作，还有很多档案管理工作人员根本没有相关工作经验，属于零基础人员。这样在档案管理工作过程中，无法按照标准规范的对档案进行收集、保存、归档以及立卷等工作。再加上很多单位不重视档案管理工作，也缺乏对现有人员进行培训，导致很多档案管理人员在工作都是处于摸索的状态。

4如何推进事业单位档案管理信息化建设和发展

4.1正确认识档案信息化管理的地位和作用

由于缺乏对档案信息化建设的正确认识，使得很多事业单位忽略了对信息化设备和资源的资金投入，因此，我们应使事业单位相关领导认识到档案信息化建设对于现代化档案事业发展的重要性，加大资金投入，引进现代化的管理设备，做好事业单位的档案信息化建设工作。首先，应在事业单位上下都灌输信息化的管理理念，注重对新思路、新方法的官传，鼓励单位中所有员工为档案信息化建设提供建设性思路。其次，应加大对信息化建设中要的硬件投人，科学购买档案管理工作所需要的计算机、扫描仪、打印机等硬件设备，满足档案管理信息化的需求。同时，还应对档案信息库进行配备，使信息能够更加便捷地录入到档案信息库中，档案人员可以进行顺畅地对信息进行调配和交换，使信息能够最大限度地进行交流和管理。最后，档案信息化的建设需要大量的人才参与到其中，因此应加强对人才的调度，派遣能力强、经验丰富的人，参与到档案信息化建设的过程中，确保事业单位档案的完好。

4.2建立并完善档案信息化管理制度

由于档案信息化管理是一个连续、系统化的过程，因此，事业单位不仅要在资金、设备、人才上进行支持，还应建立一套符合事业单位实际需求的信息化管理制度，根据档案信息化的需求对管理中的流程进行规范和控制。例如，由于每个部门的日常工作流程和涉及到的信息、档案有着明显的不同，在档案信息化管理过程中，要根据每个部门的工作需求，单独设立信息资源库使部门内部的人能够更加便捷地在档案系统中寻找自己相要的资源，并进行内部交流和管理。通过对档案信息化管理制度的完善，能够加强档案的流通性、针对性和实用性，提高事业单位档案工作的有效性。

4.3提高档案信息系统的安全性和稳定性

事业单位档案信息系统的安全性和稳定性也是确保档案管理工作有效性的关键，因此，在实际工作当中，首先要提高对档案内容、载体的安全性认识，对重要的档案进行加工整理时，一定要规范操作流程，并严格记录操作过程，防止因为操作不当导致的档案损坏的现象发生。其次，档案信息化管理工作要在开放式的网络环境下立足，才能实现其资源信息的共享和信息社会化服务，只有提高了相关技术水平，才能排除档案信息在网络环境中的潜在威胁，实现档案信息的智能化检索，保证档案的保密性和安全性。因此，我们要提高档案管理工作人员的档案意识和安全意识，在进行档案信息资源建设的过程中一定要规范操作，提高责任感。最后，应提高档案管理信息化系统和数据库的安全性，并定期对档案数据库进行备份，做好必要的安全防护措施，防止由于系统故障或人为破坏而造成档案信息资源的丢失。

4.4严格控制档案质量

在档案管理信息化建设发展中会形成较多的电子档案，还会涉及到纸质档案的数字化转换工作，所以应当真正把好质量关。首先要做好质量鉴定，针对各部门上交的各种档案材料按照相关规定严格把关，不符合规定的必须第一时间更正。其次应做好电子档案的保存管理，明确电子档案归档管理需要注意的问题。最后需提升电子档案的利用效率，强调档案资源的开发利用。

结语

总而言之，在新时期事业单位档案信息化建设管理工作必须要真正落到实处，对信息技术的科学运用是每一名档案工作者应当引起重视的问题。在实践工作中必须要坚持与时俱进，实事求是，抓住机遇，不断探索寻求新的档案管理办法，深入挖掘档案资源的开发利用价值，为事业单位的长期发展作出应有的贡献。

参考文献:

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