一、电子信息化管理模式概述

电子信息化管理模式在当下的普及率不断增加，从其含义上来看，其指的是在信息化的促进下，应用计算机网络技术以及高新科学技术来作为媒介，实现信息自动生成以及存储的方式。在具体应用的过程中，电子信息化管理机制一般将信息存储在各类存储软件中，如U盘、硬盘以及个人计算机等，并利用网络技术来将所存储的信息进行分类管理或者传输等。电子信息化管理模式不仅能够实现文字信息的存储以及管理，对于视频图像等信息也可进行处理，应用范围十分广泛，并且能够实现无纸化的信息管理，对于环保也可起到重要的促进作用^[1]。

在传统的档案管理模式中，由于档案管理工作并不能直接为单位提供经济效益，这也使得其在技术水平上也较为落后，管理效率较低，且纸质化的档案内容为主，在整理上需要投入大量的时间以及人力成本才能完成，并且在查询以及资源共享力度上均不足，导致资源的利用率不高。并且档案在录入的过程中也需利用人工的方式进行，一旦档案管理人员缺乏专业水平以及职业素养，对待工作的态度较为消极，极易导致档案在录入的过程中出现较大的失误，给后期正常使用造成较大的影响。并且人工方式也无法实现自动纠错，即使档案出现错误，也无法及时发现，极大的降低了档案管理质量。而在应用电子信息化档案管理模式之后，可实现错误的自动纠正，对于转变传统档案管理的局限性也可起到促进作用^[2]。

二、电子信息化管理模式在档案管理中的影响

（一）积极作用

1. 提升档案管理效率

在传统开展档案管理的过程中，由于档案管理受重视程度较低，导致其在开展管理的过程中也仅以人工操作方式进行，档案管理效率不高。而在应用电子信息化管理模式之后，档案管理可直接利用信息化的方式进行，可极大的降低档案管理人员的工作量，极大的提升了档案管理效率，并转变传统人工管理中经常出现档案遗失或者收集不全面的局限性。并且由于电子信息化档案管理由于借助信息化的方式进行，这也使得在存储信息的过程中仅需利用计算机或者硬盘等设备即可进行，不需建立专门的纸质档案室即可大量档案信息的存储。且这种信息化的管理方式可简化档案管理人员操作手续，仅需简单的操作即可实现档案管理，对于降低档案管理的人力成本投入以及物力成本投入也可起到重要的促进作用^[3]。

在传统开展档案收集的过程中，由于档案涉及到的内容较多，在收集上需要各个部门以及人员高度配合才能完成，并且需要耗费大量的时间来进行收集工作，在档案内容更新上难度也较大，导致档案管理的时效性不强。而在引入电子信息化管理模式之后，由于信息的收集以及整合均可在线上自动进行，并且一旦档案信息出现更新，也可实时在数据库中进行显示，可极大的提升了档案信息的时效性，降低信息收集管理难度，更降低档案信息更新时效性不强的出现几率，有利于档案管理效率以及档案资源利用率和权威性的全面提升^[4]。

2. 提升档案信息共享力度

传统人工方式开展档案管理，由于档案的数量呈现海量化趋势，利用人工开展档案管理工作量较大，且在档案收集和分类上效率较低，在应用档案时也需耗费较多的时间进行，这也在一定程度上降低了档案资源的利用率。而在应用电子信息化管理模式之后，由于其可建立标准化的档案管理流程体系，将档案自整合到形成到分类管理均在线上进行，可极大的提升了档案处理效率。并且由于电子化信息管理模式在检索手段上较为完善，在需要调取档案时仅需简单的操作即可实现，对于提升档案信息的共享力度以及档案信息的利用率也发挥了至关重要的作用。

3. 拓宽档案收集范围

在传统开展档案管理的过程中，由于受到存储空间的限制，档案信息存储只能选择价值较高的内容或者与主体关联性最强的内容进行存储，对于一些价值不算很高的档案信息内容，仅能对其进行舍弃处理，这也为后续进行使用造成较大的影响。而在引用电子信息化管理模式之后，由于其利用数字化的方式进行，转变了传统纸质档案在保存过程中受物理空间因素影响的局限性，利用信息化来实现档案的转化，将其以电子资源的形式进行存储，可极大的拓宽档案收集范围，拓宽档案信息来源渠道，并深度挖掘档案信息价值。

（二）应用要点

电子化信息档案管理模式对于提升档案管理工作效率以及档案资源的利用率可起到重要的作用。为最大限度的发挥电子信息化档案管理模式的积极作用，在具体应用的过程中还需遵循一定的应用要点进行。

1. 档案收集整理

档案收集工作在档案管理中占据至关重要的组成部分，其是开展档案管理的基础类工作。在应用电子信息化管理模式的过程中，在进行档案信息收集的过程中，需及时采集电子档案信息，并利用计算机设备将信息以文本的形式进行保存，打造档案信息数据库，并在其中完善检索手段以及阅读方式，提升档案数据质量以及信息调取质量。而在档案信息收集之后，还需对档案进行整理，并为电子信息档案进行编号，利用计算机将其进行分类，为今后调取档案信息以及利用档案信息做好准备工作。与此同时，在整理档案之后还需对其进行编目，来优化档案查询流程。档案在利用的过程中还需进行编排和统计工作，可利用电子信息化的方式进行，提升编排统计质量。

2. 档案鉴定

在应用电子信息化档案管理的过程中，还需对档案存储情况做好鉴定工作，鉴定其是否在存储的过程中存在病毒侵入以及不良介质接入情况，来提升档案信息的安全性。由于档案的内容较多，部分档案在鉴定的过程中难度较大，需提升对其重视程度，做好鉴定工作，避免对档案的安全性造成影响。

3. 档案存储

档案在存储的过程中对于存储条件要求较高，在应用电子信息化管理模式的过程中，需选择合理的存储介质进行，并对于档案数据信息的保存位置进行明确，提升档案信息在保存上的安全性。与此同时，由于电子化信息的档案管理模式的存储介质受外界因素影响较大，还需合理把控其湿度以及温度，避免对档案数据造成影响。

4. 档案安全

随着信息化的不断发展，其在各行各业中的应用范围不断拓宽，对于提升工作效率可产生重要的影响。但由于其需借助互联网进行，而互联网中的开放性较强，导致信息的公开度和透明度不断增加，病毒植入以及数据容灾等问题不断发生，在提升信息共享效率的同时也在一定程度上增加了信息的安全风险。尤其是在大数据技术出现之后，更增加了信息被盗取的风险。由于单位中的信息具有高度的隐私性以及机密性，一旦出现信息泄露风险，可导致单位蒙受大量的损失。在应用电子信息化管理模式的过程中，还需注意信息保密和信息安全问题。

三、电子信息化管理模式应用在档案管理中的策略

（一）提升重视程度

档案管理工作由于不直接产生经济效益，这也使得其受重视程度较低，在开展电子信息化档案管理中也存在较大不足之处。而随着社会的不断发展，档案管理由于其自身的特殊性，其重要性也开始被更多的人所认知。而在科学技术的推动下，电子信息化管理模式在档案管理中的重要性也在不断凸显。对于各行业来说，也应提升对于档案管理的重视程度，积极引用电子信息化管理模式开展管理，并打造规范化的管理平台，利用电子化的管理模式来提升档案保管时间，并提升档案管理效率。与此同时，由于电子信息化管理模式促使开展档案管理的过程中打造专业的档案管理系统，这也使得档案管理人员的工作压力下降，工作效率得以全面提升。

（二）优化管理流程

在应用电子信息化模式开展档案管理的过程中，还需对管理流程进行优化，才能最大限度发挥其积极作用。而在优化的过程中，首先需对单位内部的档案管理系统进行优化，引入互联网+理念，结合单位实际情况，引入统一的管理软件，来实现内部档案信息的更好共享。与此同时，还需搭建电子信息的管理平台，将档案管理的全部内容均纳入到线上进行，提升档案信息的准确性以及安全性。

与此同时，由于电子化信息管理模式对于档案管理人员的计算机操作水平有着一定的要求。在单位引入电子信息化管理模式的过程中，也需积极打造专业档案管理人员队伍，在招聘的过程中选择专业水平较高且能够熟练操作计算机的让人员来从事档案管理工作。针对于已有的档案管理人员，也需加大培训力度，自培训内容中不仅需要加入有关于档案管理的专业知识，更要加入有关于电子信息化管理模式的相关内容，提升档案管理人员计算机操作水平，保障电子信息化管理在档案管理中的顺利进行。

（三）提升档案资源利用率

档案记录着一段时期内单位的发展情况以及人员情况，对于制定单位决策可起到重要的参考，能够提供第一手的原始资料数据，提升决策制定的科学性以及合理性。在应用电子信息化模式开展档案管理的过程中，还需发挥信息化的优势来提升档案资源的利用率。在具体的实施过程中，首先，档案管理人员需利用计算机来对档案资料进行编研工作，利用整理以及撰写的方式来深度挖掘档案信息的价值以及内涵，获取档案中的关键内容以及信息，为进行档案利用打下坚实的基础，提升档案信息的服务质量。

其次，在提升档案资源利用率的过程中，还需要优化操作流程，简化操作步骤，提升操作的便捷性，便于单位内部人员使用。可利用信息技术来编制电子档案的目录，并依照相关保密规定的要求，来进行电子档案的查阅工作以及使用工作。对于一些机密性较高的档案文件，在调取时需经过相关部门的批准之后方可进行，并完善安全机制，提升档案信息的安全性，避免出现信息泄露情况。

最后，在电子档案使用结束之后，还需做好登记工作，将档案使用者的相关信息及时进行登记，如姓名、部门以及档案使用情况等，便于今后查询使用，提升电子档案信息利用的合理性。

结语：档案管理作为一个单位工作的重要内容，提升档案管理效率对于提升决策制定的合理性可起到重要的作用，可保障单位各项工作的顺利进行。而电子信息化管理模式在当下开展档案管理中的普及率也较高，对于优化档案管理流程，提升档案管理效率，提升档案信息的利用率均可起到促进作用。在应用电子信息化管理模式的过程中，需遵循一定的要点进行，如档案收集整理以及档案安全等。为最大限度的发挥电子信息化档案管理的积极作用，还需提升对其重视程度，提升信息利用率，来适应当下社会发展要求，带动单位内各项管理水平的提升。

参考文献：

[1]李克男. 电子档案管理在退役军人档案管理中的运用探讨[J]. 卷宗,2020,10(25):96.

[2]吴颖. 大数据时代基于财务共享模式的医院会计档案管理探析[J]. 财经界,2020(32):123-124.

[3]巫殷伟. 二维协同设计平台应用下企业科技档案管理模式的创新[J]. 卷宗,2020,10(27):63.

[4]郭善宁,姜轮. 电子信息化管理模式在档案管理中的作用探讨[J]. 山西青年,2019(9):196,199.