信息技术的发展对各行各业都产生了不少的影响，在高校档案管理领域亦是如此。传统的档案管理工作承载着巨大的压力，引入数字化管理模式，能有效提升档案管理工作的质量，也能够提升其实效性。新时期的档案数字化管理必须要以传统的档案管理工作为基础，要依循其管理特征，也要以特定路线进行优化，如此才能有更好的效果。

一、新时期高校档案数字化管理特点

（一）管理一体化

传统的高校档案管理工作，其文件管理基本都是一式两份，其中一份文件会存档记录，而另一份则是备案的文件，这种管理模式，必然会让文件的数量剧增。特备是随着时代的发展，文件的数量会越来越多，这些文件的保存、分类以及备份工作需要消耗的时间会越来越多，而推行数字化管理模式，可以将纸质化的文档与电子文档合二为一，以一体化的管理模式进行文档管理，同时也能够同步更新文件，档案的实效性也可以得到有效的保障。

（二）管理虚拟化

在信息技术发展以前，各种类型的档案都是单独管理，无法集中管理的情况下，管理难度极大。而信息技术发展所带来的大数据技术，让各种各样的档案信息可以进行集合，并将各种的档案信息进行结婚汇总，实现档案资源的优化以及整合，便于对档案的统一化管理，而档案管理必然也会渐渐朝着虚拟化管理的发那个像发展。这实际上也是档案管理的新模式，是高效化管理的又一重要突破。

（三）管理数字化

数字化技术应用于高校的档案管理工作之中，可以让多种类型的档案资料变成电子化资料，不论是纸质化档案、图片材料、音频材料以及视频材料都可以进行归档，实现数字化的转型。信息技术的发展，为档案数字化管理工作的发展提供了关键性技术的支持，利用计算机，也可以对档案实现高效化的管理。与传统的档案管理模式相比，在校内档案管理中利用数字化的管理技术，可以进一步拓宽储存空间，档案的查询也会更加便捷，管理工作也能够更加高效，因此档案数字化也会成为档案管理工作转型的未来趋势。

二、高校档案数字化管理工作转型存在的问题

（一）数字化设备缺乏，基础设施不足

档案管理数字化转型需要足够的数字化设备设施进行支撑，不论是网络环境还是硬件环境，都需要满足需求才能推行数字化管理工作的发展。数字化管理工作的推进，对基础设施的标准要求极高，而且设备必须要符合国家标准，如此才能让工作变得更加的合理化，档案管理工作也才能够高校。但当前，各高校依然存在资金不足的情况，这直接导致数字化设备的种类少，投入的计算机也只能简单地对档案信息进行输入、输出以及打印，而且也只能够对电子档案进行简单的检索以及存档。而在文件的数字化转化中，设备也仅限于扫描仪、数码相机等设备。这导致部分信息没有办法直接进行数字化的转化，所以堆积如山的大文件也只能够继续以纸质化的形式储存到档案馆内，部分历史档案也会在不断翻阅中遭到损坏，这都会给档案的管理工作带来困难。

（二）无法正确划分资源范围

当前不少高校只是按部就班的将各类型档案文件，通过扫描的方式录入到数据库当中，也有不少库房的档案被纹丝不动的变成储存档案信息储存到数据库当中。这种数据录入方式看是与信息化管理是相匹配的，但实际上，这种数字化刚转型模式是片面化的，并非所有的档案资源都必须转化成电子档案进行管理。数据库储存的文档，应该是要有高利用率，否则用这种方式进行数字化的录入，只会造成人力物力的资源浪费，这最终也会造成数据库的负荷家中，最终数据库信息的正常运转也会出现困难。

（三）专业团队缺乏，人员专业能力不足

高校档案管理数字化不仅需要设备以及各种信息的支撑，还必须要有人才的支持，只有如此，才能促进电子档案库的顺利运转。在信息、设备与人才当中，人才才是档案管理数字化转型的重要保证，如果空有先进的技术，而没有人才进行掌握以及运作，那么这些技术也没有办法真正落到实处去。在当前各高校的档案馆中，人员背景专业以及业务能力单一的情况依然存在，各岗位的人员比例严重不合理等情况存在，会影响到档案管理工作数字化转换的顺利进行。除此以外，人员的信息意识薄弱，无法针对性的挖掘信息，对现有信息没有预见能力，缺乏信息的前瞻性，这也是阻碍档案管理信息化的重要原因。

三、新时期高校档案数字化管理的实施策略

（一）强化基础设施建设，为档案数字化管理提供完善保障

高校档案数字化管理，必须要得到高校领导的高度重视，所有的基础设施建设，必须要有计划的进行，设备的更新，计算机硬件设施、软件设施的更新，也必须要得到重视。而在软件的开发上，国家档案管理部门应当要牵头，建立有效的完善的档案数字化管理程序，也需要着手进行相关软件的研发，以及加快档案管理数字化发展的进程，这也有利于资源的共享与转化，提升资源利用率，更好的为学生以及为社会服务。

由于档案数字化管理模式需要核心的技术支持，因此数字化设施的完善十分关键，同时接触数字化信息的人员也十分关键，这也是档案管理数字化的专业队伍保障。校领导必须要重视档案数字化管理的宣传工作，让校内的档案管理人员、学生以及教师都充分了解转型的重要性，要积极的参与到数字化建设之中，并为高校档案数字化建设提供帮助，并自觉的将其纳入到校内发展计划之中，如此才能给予足够的物质、资金以及技术的支撑。此外，基础保障还包括制度上的保障，制度是高校档案管理数字化转型的基础以及外部保障，档案管理数字化需要有明确的管理标准，人员的岗位职责必须要明确，人员的责任意识也需要得到强化。在有效的标准的支撑下，档案管理处还可以引入储存器等存储设备，也可以将服务器、交换机等设备进行升级改造，配合档案数字化管理系统的应用，以此保证工作落到实处，只有足够的技术支持，档案管理数字化转型才能顺利进行，才能保证档案管理的准确性。

（二）准确划分资源范围，优化管理流程

馆藏的档案要进行数字化管理，必须要重点突出，也要突出其特色。在高校的档案馆之中，教学类、科研类型的档案，是高校档案馆的特色之一，这些档案充分反映了人才的培养目标，也体现了学科建设的目标，甚至会对专业设置，高校的学术水平等有全面的展示，这些档案应当要成为档案管理数字化的首要转化任务与。在这个过程中，首先需要完整且系统化的将这部分档案进行数字化转化，然后再将这些比较有利用价值的档案数字化，这些档案内容包括学生的学籍、奖惩情况、教师档案等，这些都是学校综合实力的最佳展现。除此以外，一些基础建设的图纸会在设施的改造、升级上有很大的帮助，这部分档案的数字化也非常重要，将其转化成为数字化资源，能够方便查询的同时，也能够更好的保护档案的原件。而技术部门需要对检索系统进行优化，以此让利用者可以快速的找到自己想要看的信息。诸如此类的资源范围划分必须要得到重视，才能有的放矢的进行档案的数字化转化工作。

在准确的划分了数字化资源范围以后，就要优化数字化的管理流程，如此才能保证档案数字化管理的持续优化。而数字化管理流程优化是多方面的，其一是整理流程的优化，如何对档案进行整合，如何对页面进行修复，如何对基础材料进行整理，这都是整理流程优化的过程。扫描流程也是其中的重要流程，在数字化转型的前期，工作的重点就是将纸质化的档案转变成电子档案，以数据链的方式，促进档案管理数字化工作的发展。第三个流程是图像处理工作流程，图像处理软件结合人工图像处理操作，可以对档案信息扫描件进行检查、补错、纠正以及完善，以此提升档案的质量。最后就是储存流程，如何建立规范的目录，如何对档案进行分类，这都是档案管理人员需要解决的问题，而利用信息技术以及大数据技术对档案进行分类管理，才能够对高校档案进行快速的检索以及查阅。

（三）强化人才队伍建设，为档案管理数据化提供团队支撑

人才队伍的建设是高校档案数字化管理工作转型的重要支撑，而人才队伍的建设离不开人才素质的提升，也离不开知识水平的提升，要用全新的思路进行引导，也要有足够好的政策进行支撑，要以新的方式进行培训，以此达到提升档案管理人员的综合素质的目标。除了要对馆内的工作人员进行培训以外，还需要引进与数字化转型相关的陷阱人才，才能够在最短时间内完成档案管理数字化转型。而人才队伍的建设需要坚持多样化、精干以及协调的原则。所谓的多样化原则，就是要保证人才的专业以及业务水平都是多样化的，也要保证其业务水平是多层次的，各个层次的人员要有合适的比例，才能在每一个岗位上都有人可用。而精干的原则，则是要保证人员队伍的少而精，档案管理人员并不是越多越好，在数字化背景下，人员队伍之精比起人员数量之多要更重要，只有合理搭配，才能提升工作效率。最后的协调原则，就是要保证档案管理内部人员关系的互补，包括知识、能力以及职能等的协调互补，以此提升工作的效率。更重要的是，人才结构是不可能会一成不变的，根据档案管理数字化工作的进程，需要合理的进行人员的结构的改变，随时根据工作进行调整，这样才能让档案管理数字化工作能够随时处于最佳的状态，也才能保证档案管理工作的高效性。当然，人才队伍建设中，档案安全保障人员也不可缺少，这也是人才队伍中的重要组成，在将档案转化成数字化档案以后，就要有安全保障人员确保档案的安全性，而这部分人员可以是其他岗位人员，可以兼顾为之，如何进行安排，就需要根据档案馆的实际情况进行安排。

四、结语

总而言之，在新时期高校档案数字化管理工作推进的过程中，依然存在不少的问题。高校档案馆应当要从资源划分、基础设施建设以及人才培养三个方向着手，进一步提升数字化管理效率，促进档案管理质量的提升，让高校档案的价值能够得到充分的发挥。

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