一、人事档案与信息化管理面临的问题挑战

（一）信息化档案管理的普及率较差

首先，人事档案自动化管理系统的普及率不够。比如，现在不少机构都已经开始认识到了对员工档案实施信息化管理的重要性，并采用了相应的计算机技术，但是总的来说利用信息化的手段对员工档案实施管理主要还是辅助手段，大部分的方式仍然是人工管理。此外，对员工档案管理的过程还包括了许多阶段，既有档案资料的搜集、整理和存档操作，又包括了后期的利用和检索，但是目前还只有在使用上用到了信息化方式，在资料的搜集和处理上主要采用的仍然是人工手段，并且在检索的同时也总会发生资料不完整的现象。

（二）资金投入有限，硬软件设施建设需要加强

导致上文所提及的信息化档案与管理应用普及率变差的主要因素之一，就是由于目前国家在这方面的资金投入与科技投入相对有限。比如如果要进行全方位的信息化档案管理工作，就一定要引入大批的硬件和软件设施，包括计算机系统的相关设备，文档处理系统和软件，以及信息检索系统等。而目前在这些硬件设备和软件设施的建立上还不能落实，一方面很可能由于单位党组织的有关领导对实施信息化管理工作存疑，认为信息化管理工作反而会导致公共资源的浪费，另外一方面对许多资本和技术人员都不丰富的组织单位而言，就需要彻底颠覆过去的管理工作方法，引入了大批的硬软件设备和技术人员也确实存在问题。

（三）数据库应用比较落后

人员文档数字化管理系统使用的主体是数据库系统，把有关人员的档案数据记录在数据库系统内加以存储和处理，在需要有关数据信息的时刻赋予一定的权利加以检索和利用甚至进行销毁。不过在现实的数据库系统使用中，因为人员文档的内容很多也很杂，有的是很久以前的数据信息，有的又需要进行修改，所以难免发生录入的内容不完全、数据修改不准确，甚至不能检索到有关数据信息的状况。

二、加强人事档案信息化管理的对策

（一）加强对人事档案信息化建设的宣传

要做好对人事管理档案信息化建设的宣传工作，在这方面要使举办企业的有关部门负责人深刻地认识到，引入数字化技术，并通过数字化的技术手段对人事管理文档实施全面监督管理的作用和意义，在这方面也可采取向上级单位建言和在大会上进行口头建议的方法。另一方面也要使组织单位的人员，特别是与人事档案管理工作有关的工作人员，认识到人事管理档案信息化建设的必要性，同时使之更主动地协助数字化发展与建设。例如通过多媒体的传播，与其他单位的管理工作经验共享等等。

（二）加大硬软件设施的建设

要加强硬和软设施的建设。在这方面最主要的途径就是加大对资本的投入，同时增加资本的源泉。有的组织单位与经济社会上其他组织有着某领域的资本往来，或者说该组织单位有着较强烈的社会化，这样在资本引进工作方面就能够采取外部宣传的方法积极吸引社会资金，从而受到了社会方面的广泛关注，以便于在经济资本充足的条件下开展信息化管理的硬与软设施的建立。

（三）建立数据库分享平台

考虑到数据库使用不足的情况，各个社会机构应该在资本与信息技术的帮助下，搭建数据库共享系统，进行数据的资源共享，使相关的档案数据在国内进行交换。此外，还能够形成档案的查阅与检索系统，人事档案用户能够在需要的地方利用计算机就可以找到需要的资料。

（四）加强人事档案管理的整体素养

培养国家人事档案工作人员的综合性素质也是势在必行。另一方面通过实施国家人才工程，在招录工作设置系统的录用标准，以考查求职者在多方面的才能。另外需要进行相应技术培训，并建立层次化的培养激励机制。所以如果不同类型的企业员工在知识和能力上有所不同，那么在培养的时候就要注重区别和针对性的培训内容和形式。而想要使传统的企业管理者能够更及早地适应信息化办公环境，还需要提高企业员工运用信息化的水平能力。

四、结束语

综上所述，人事档案自动化管理在执行过程中难免出现诸如普及率弱、数据库使用不好、管理品质较差或者硬软件装备不完善、数据安全不能保障等问题。为克服这些问题，要保障经费与科技，增强企业和职工进行现代化管理工作的能力，然后才能采取相应的技术。

参考文献：

 [1]宋云丽.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].办公室业务,2017(17):48.

[2]常瑞淇.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].信息与电脑(理论版),2017(05):41-43.